Πώς να προσθέσετε εύκολα φύλλα Excel και έγγραφα Word σε διαφάνειες του PowerPoint;

Μέθοδοι εισαγωγής δεδομένων Excel στο PowerPoint

Υπάρχουν τρεις κύριες μέθοδοι για τη μεταφορά δεδομένων του Excel σε διαφάνειες του PowerPoint:

Επικόλληση συνδέσμου

Αυτό εισάγει τα δεδομένα ως ένα ζωντανό αντικείμενο του Excel που παραμένει συνδεδεμένο με το αρχικό υπολογιστικό φύλλο. Οποιεσδήποτε αλλαγές γίνουν στο αρχείο Excel θα ενημερώνονται αυτόματα στο PowerPoint.

Τιμές επικόλλησης

Αυτό επικολλά ένα στατικό αντίγραφο των δεδομένων στο PowerPoint, σπάζοντας τη σύνδεση στο Excel. Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία των δεδομένων μετά την εισαγωγή.

Επικόλληση εικόνας

Αυτό επικολλά την επιλογή του Excel ως εικόνα στο PowerPoint. Χάνετε τις δυνατότητες μορφοποίησης αλλά αποκτάτε επιλογές επεξεργασίας εικόνας.

Εισαγωγή ολόκληρου υπολογιστικού φύλλου του Excel

Για να εισαγάγετε ένα ολόκληρο υπολογιστικό φύλλο ως επεξεργάσιμο αντικείμενο Excel:

• Στο PowerPoint, μεταβείτε στην  καρτέλα Εισαγωγή  και κάντε κλικ στο Αντικείμενο.
• Τώρα από  το Object > Create from File .
• Περιηγηθείτε και επιλέξτε το αρχείο Excel.
• Επιλέξτε το  πλαίσιο Σύνδεση με αρχείο  .
• Κάντε κλικ  στο OK .

Αυτό ενσωματώνει το υπολογιστικό φύλλο ως αντικείμενο που μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος ή να κάνετε διπλό κλικ για να το επεξεργαστείτε αργότερα στο Excel. Οποιεσδήποτε αλλαγές γίνουν θα ενημερώνονται αυτόματα.

Σύνδεση μερικών δεδομένων Excel

Αντί να εισαγάγετε ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο, μπορεί να θέλετε να συνδέσετε μόνο ένα συγκεκριμένο εύρος κελιών ή ένα γράφημα.

Για να συνδέσετε μέρος ενός αρχείου Excel:

• Στο Excel, αντιγράψτε το εύρος ή το γράφημα που θέλετε να εισαγάγετε.
• Στο PowerPoint, επικολλήστε την επιλογή.

• Επιλέξτε  Επικόλληση συνδέσμου  και επιλέξτε  Αντικείμενο φύλλου εργασίας Microsoft Excel  ή  Αντικείμενο γραφήματος Microsoft Excel  στο παράθυρο διαλόγου.
• Κάντε κλικ  στο OK .

Τώρα αυτό το περιεχόμενο θα παραμείνει δυναμικά συνδεδεμένο με το αρχείο προέλευσης Excel.

Εισαγωγή δεδομένων Excel χωρίς συνδέσμους

Εάν δεν χρειάζεστε τη ζωντανή σύνδεση, μπορείτε να ενσωματώσετε ή να επικολλήσετε δεδομένα Excel στο PowerPoint χωρίς να τα συνδέσετε:

• Αντιγράψτε και επικολλήστε τιμές μόνο για να καταργήσετε όλους τους τύπους και τη μορφοποίηση.
• Αντιγράψτε και επικολλήστε ως εικόνα για να εισαγάγετε ένα στιγμιότυπο οθόνης της επιλογής.
• Αντιγράψτε και επικολλήστε χρησιμοποιώντας το "Keep Source Formatting" για να διατηρήσετε τη μορφοποίηση του Excel.
• Κάντε διπλό κλικ σε ένα συνδεδεμένο αντικείμενο και επιλέξτε «Διακοπή σύνδεσης» για να διακόψετε τη σύνδεσή του στο Excel.

Αυτές οι μέθοδοι σάς επιτρέπουν να επαναχρησιμοποιείτε δεδομένα του Excel χωρίς ενημερώσεις. Οι τιμές, η μορφοποίηση και τα γραφικά θα παραμείνουν στατικά μετά την εισαγωγή τους.

Θέματα μορφοποίησης

Κατά την εισαγωγή δεδομένων Excel στο PowerPoint, μπορείτε να επιλέξετε να διατηρήσετε τη μορφοποίηση πηγής από το Excel ή να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση του θέματος του PowerPoint:

• Για να κάνετε το περιεχόμενο που έχει εισαχθεί να συνδυάζεται με το θέμα του PowerPoint και τη σχεδίαση της διαφάνειας, επικολλήστε χρησιμοποιώντας το "Χρήση θέματος προορισμού" ή μορφοποιήστε το μετά την εισαγωγή.
• Για να διατηρήσετε όλη τη μορφοποίηση του Excel, όπως χρώματα, γραμματοσειρές, περιγράμματα, κάντε επικόλληση με το "Keep Source Formatting".

Σκεφτείτε ποια επιλογή κάνει τα δεδομένα του Excel να ενσωματώνονται πιο απρόσκοπτα στην παρουσίασή σας.

Τροποποίηση γραφημάτων Excel μετά την εισαγωγή

Εάν θέλετε να προσαρμόσετε στοιχεία του γραφήματος Excel στο PowerPoint, κάντε δεξί κλικ στο γράφημα που εισήχθη και επιλέξτε  Επεξεργασία δεδομένων  για να ανοίξετε το υπολογιστικό φύλλο του Excel. Από εδώ μπορείτε:

• Αλλάξτε την προέλευση δεδομένων και επιλέξτε ξανά κελιά.
• Εναλλαγή δεδομένων σειρών ή στηλών που χρησιμοποιούνται για τους άξονες του γραφήματος.
• Τροποποιήστε ετικέτες, μύθους και άλλα στοιχεία γραφήματος.
• Ενημερώστε τα χρώματα, τα γεμίσματα και τα στυλ.

Μετά την επεξεργασία, αποθηκεύστε το αρχείο Excel για να δείτε τις αλλαγές που εφαρμόζονται στη διαφάνεια του PowerPoint.

Προσαρμογή μεγεθών και τοποθέτησης

Αφού εισαχθεί στη διαφάνεια, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος, να περιστρέψετε ή να επανατοποθετήσετε ένα αντικείμενο του Excel όπως οποιοδήποτε άλλο στοιχείο του PowerPoint.

• Πιάστε μια γωνιακή λαβή για να την κάνετε μεγαλύτερη ή μικρότερη.
• Κάντε κλικ και σύρετε για να μετακινήσετε τη θέση του.
• Περιστρέψτε το αντικείμενο κάνοντας κλικ στον πράσινο κύκλο από πάνω του και σύροντας.

Βεβαιωθείτε ότι οι πίνακες δεδομένων και τα γραφήματα έχουν το κατάλληλο μέγεθος, ώστε τα μέλη του κοινού να μπορούν να ερμηνεύουν με σαφήνεια τις πληροφορίες.

Αντιμετώπιση προβλημάτων ενσωμάτωσης του Excel

Εάν οι σύνδεσμοι σπάσουν ή τα δεδομένα του Excel δεν εισάγονται σωστά, ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να ελέγξετε:

• Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο προέλευσης Excel δεν είναι ήδη ανοιχτό σε άλλη εφαρμογή όπως το Excel. Κλείστε τυχόν ανοιχτές εμφανίσεις.
• Για συνδέσμους, βεβαιωθείτε ότι το αρχικό υπολογιστικό φύλλο έχει αποθηκευτεί μετά την πραγματοποίηση αλλαγών ώστε οι ενημερώσεις να αντικατοπτρίζονται στο PowerPoint.
• Ελέγξτε ότι οι αναφορές κελιών και τα ονομασμένα εύρη δεν έχουν αλλάξει στο βιβλίο εργασίας του Excel. Επανασυνδέστε εάν είναι απαραίτητο.
• Δοκιμάστε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τιμές μόνο για να καταργήσετε πολύπλοκες μορφοποιήσεις και τύπους Excel.
• Εάν επικολλήσετε μεγάλα σύνολα δεδομένων, μεταβείτε στους πίνακες του Excel για να διατηρήσετε αναφορές κελιών.

Έχοντας υπόψη αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να ενσωματώσετε επιδέξια δεδομένα Excel στις παρουσιάσεις σας στο PowerPoint. Η εισαγωγή αριθμών, τιμών και πινάκων από το Excel διευκολύνει την οπτικοποίηση βασικών πληροφοριών από υπολογιστικά φύλλα στις διαφάνειές σας.