Πώς να δημιουργήσετε παρακολούθηση μηνιαίων δαπανών στα Φύλλα Google

Θέλετε να διαχειρίζεστε εύκολα τα μηνιαία έξοδα ανά κατηγορία στα Φύλλα Google χωρίς να χρησιμοποιείτε περίπλοκους τύπους. Παρακάτω είναι ένας απλός τρόπος διαχείρισης των δαπανών στα Φύλλα Google .

Πώς να διαχειριστείτε τα μηνιαία έξοδα χρησιμοποιώντας τα Φύλλα Google

• Στήλες που πρέπει να περιλαμβάνονται στη διαχείριση δαπανών στα Φύλλα Google
• Πώς να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού με χρωματική κωδικοποίηση για κατηγορίες δαπανών στα Φύλλα Google
• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις μορφές ημερομηνίας και νομίσματος στα Φύλλα Google
  • Μορφή ημερομηνίας
  • Μορφή νομίσματος
• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM για τον υπολογισμό των συνολικών εξόδων στα Φύλλα Google
• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUMIF για τον υπολογισμό των συνολικών κατηγοριών στα Φύλλα Google
• Πώς να χρησιμοποιήσετε φίλτρα για την προβολή κατηγοριών δαπανών στα Φύλλα Google

Στήλες που πρέπει να περιλαμβάνονται στη διαχείριση δαπανών στα Φύλλα Google

Η διαχείριση δαπανών μπορεί να περιλαμβάνει πολλά πράγματα που δεν έχετε ξανακάνει, αλλά είναι καλύτερο να κρατάτε τα πράγματα όσο πιο απλά γίνεται. Ξεκινήστε με 3 ή 4 απλές στήλες, εάν θέλετε να προσθέσετε ημερομηνίες στις συναλλαγές και δημιουργήστε ένα πιο λεπτομερές υπολογιστικό φύλλο αργότερα, όπως χρειάζεται.

Οι 3 στήλες που πρέπει να ξεκινούν είναι το Τόπος, η Κατηγορία και το Ποσό.

• Μέρος - Κατάστημα για επίσκεψη.
• Κατηγορία - Είδος εμπορευμάτων που αγοράστηκαν.
• Ποσό - Συνολικό πληρωτέο ποσό σε αυτήν τη συναλλαγή.

Πώς να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού με χρωματική κωδικοποίηση για κατηγορίες δαπανών στα Φύλλα Google

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων στα Φύλλα Google. Αυτή είναι μια εξαιρετική λύση για τη διαχείριση των εξόδων, επειδή σας επιτρέπει να επιλέξετε γρήγορα έναν φάκελο με μερικά κλικ του ποντικιού, αντί να τον πληκτρολογείτε με μη αυτόματο τρόπο κάθε φορά. Μπορείτε να το κάνετε αυτό ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κελί στην κατηγορία .
2. Μεταβείτε στο μενού Δεδομένα στο επάνω μέρος της οθόνης.
3. Επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων από τη λίστα.
4. Στα Κριτήρια , επιλέξτε Λίστα στοιχείων .
5. Εισαγάγετε ονόματα κατηγοριών σε αυτό το πεδίο, χωρίζοντάς τα με κόμματα.
6. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση .

Θα δείτε ένα αναπτυσσόμενο βέλος στο κελί αφού το αποθηκεύσετε. Τώρα ήρθε η ώρα να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους στα Φύλλα Google για να χρωματίσετε τις κατηγορίες σας.

1. Μεταβείτε στη Μορφοποίηση στο επάνω μενού.
2. Επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους από αυτήν τη λίστα - θα εμφανιστεί μια πλαϊνή γραμμή.
3. Στους κανόνες Μορφοποίησης , κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού κάτω από το Μορφοποίηση κελιών εάν…
4. Επιλέξτε Το κείμενο περιέχει .
5. Τοποθετήστε το όνομα του φακέλου στο πεδίο που εμφανίζεται παρακάτω.
6. Στο στυλ Μορφοποίησης , αλλάξτε το χρώμα φόντου ή το χρώμα του κειμένου.
7. Κάντε κλικ στην επιλογή Τέλος .
8. Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα με άλλες κατηγορίες.

Για να τοποθετήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού σε κάθε κελί κάτω από τη στήλη Κατηγορία , αντιγράψτε το κελί με μορφοποίηση. Στη συνέχεια, πριν την επικόλληση, κάντε κλικ στο κελί τίτλου κρατώντας πατημένο το CMD ή το CTRL .

Πώς να χρησιμοποιήσετε τις μορφές ημερομηνίας και νομίσματος στα Φύλλα Google

Εάν θέλετε να διατηρήσετε τη μορφοποίηση ημερομηνίας και χρημάτων συνεπή σε κάθε κελί στα Φύλλα Google, κάντε τα εξής:

Μορφή ημερομηνίας

Εάν χρησιμοποιείτε μια στήλη ημερομηνίας και θέλετε να διατηρήσετε τα πράγματα συνεπή, μπορείτε να προσθέσετε συγκεκριμένη μορφοποίηση σε κάθε κελί.

1. Επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη χρησιμοποιώντας το γράμμα στην κορυφή.
2. Στη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες μορφές . Το σύμβολό του είναι 123 .
3. Επιλέξτε Ημερομηνία - δίπλα του είναι ένα παράδειγμα του τρόπου εμφάνισης της ημερομηνίας.

Εναλλακτικά, μπορείτε να το κάνετε αυτό μεταβαίνοντας στο μενού Μορφή στο επάνω μέρος και κάτω από τον Αριθμό, επιλέξτε Ημερομηνία ή Προσαρμοσμένη ημερομηνία και ώρα .

Μορφή νομίσματος

Για να προσθέσετε μορφές νομισμάτων στη στήλη ποσότητας, επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη > Περισσότερες μορφές και κάντε κλικ στο σύμβολο USD στη γραμμή εργαλείων. Μπορείτε επίσης να βρείτε αυτήν την επιλογή στο μενού Μορφή στην περιοχή Αριθμός . Εδώ, μπορείτε να επιλέξετε Νόμισμα , Στρογγυλοποιημένο νόμισμα και Προσαρμοσμένο νόμισμα .

Τα προσαρμοσμένα νομίσματα σάς επιτρέπουν να αλλάξετε τον τρόπο εμφάνισης των δεκαδικών και των συμβόλων, να επιλέξετε το κατάλληλο στυλ δολαρίου ή να επιλέξετε διαφορετικό νόμισμα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM για τον υπολογισμό των συνολικών εξόδων στα Φύλλα Google

1. Επιλέξτε το κελί που θέλετε να αθροίσετε.
2. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή στο επάνω μενού.
3. Επιλέξτε Λειτουργία.
4. Επιλέξτε SUM στην κορυφή της λίστας.
5. Με τον κέρσορα ανάμεσα στις αγκύλες, κάντε κλικ στο γράμμα στην κορυφή της στήλης,
6. Πατήστε Enter στο πληκτρολόγιο.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUMIF για τον υπολογισμό των συνολικών κατηγοριών στα Φύλλα Google

1. Επιλέξτε το κελί που θέλετε να αθροίσετε μέσα.
2. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή στο επάνω μενού.
3. Επιλέξτε Συνάρτηση > Μαθηματικά > SUMIF .
4. Ανάμεσα στις αγκύλες, εισαγάγετε το εύρος στηλών για την κατηγορία, για παράδειγμα B:B.
5. Προσθέστε ένα κόμμα και πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου στα εισαγωγικά.
6. Εισαγάγετε ένα άλλο κόμμα, προσθέστε εύρος στήλης ποσότητας.
7. Πατήστε Enter στο πληκτρολόγιο.
8. Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για κάθε κατηγορία.
9. Τώρα η κύρια λίστα θα εμφανιστεί και θα αλλάξει καθώς εργάζεστε.

Πώς να χρησιμοποιήσετε φίλτρα για την προβολή κατηγοριών δαπανών στα Φύλλα Google

Εάν θέλετε να κατηγοριοποιήσετε ή να αποκρύψετε συναλλαγές, μπορείτε να προσθέσετε φίλτρα στα Φύλλα Google . Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου στη γραμμή εργαλείων. 3 γραμμές θα εμφανιστούν δίπλα στη στήλη τίτλου.

Κάντε κλικ σε αυτές τις 3 γραμμές και θα δείτε μια λίστα επιλογών. Στη στήλη κατηγορία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Φίλτρο ανά χρώμα για να εμφανίσετε γρήγορα μια κατηγορία ή να χρησιμοποιήσετε την παρακάτω λίστα ελέγχου για να την επιλέξετε ή να την αποεπιλέξετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Ταξινόμηση Α-Ω στη στήλη ποσότητα για να προβάλετε συναλλαγές από το λιγότερο προς το πιο ακριβό ή Ταξινόμηση ZA.

Παρακάτω περιγράφεται ο τρόπος δημιουργίας ενός πίνακα διαχείρισης εξόδων χρησιμοποιώντας τα Φύλλα Google. Ελπίζω το άρθρο να είναι χρήσιμο για εσάς.