Si të Konvertoni PDF në Word të Redaktueshëm Pa Humbur Formatimin

Mënyra më e mirë për të ruajtur formatimin është të shmangni konvertimin e PDF-së nëse skedari origjinal Word ekziston ende. Microsoft rekomandon redaktimin e dokumentit origjinal Office dhe krijimin e një PDF të ri prej tij kur është e mundur. PDF është një format me layout fiks: ai ruan vendndodhjen e tekstit, imazheve dhe objekteve vektoriale në një faqe, por nuk ruan gjithmonë strukturën logjike që Word ka nevojë për paragrafët, tabelat, kolonat, shënimet në fund të faqes dhe tekstin rrjedhës. Çdo konvertues PDF-në-Word duhet të rindërtojë atë strukturë, prandaj “humbje zero e formatimit” nuk mund të garantohet.

Nëse skedari burim është humbur, zgjidhni metodën e konvertimit bazuar në PDF-në. Për një PDF kryesisht të bazuar në tekst, hapja e tij drejtpërdrejt në Word-in desktop është zakonisht rruga më e shpejtë. Për një PDF të skanuar ose një dokument me layout të rëndë, Adobe Acrobat ju jep më shumë kontroll mbi opsionet e OCR dhe ruajtjes së layout-it. Pas konvertimit, gjithmonë verifikoni skedarin Word faqe për faqe para se ta trajtoni atë si përfundimtar.

Tabelë vendimmarrjeje e shpejtë

Metoda 1: Hapni një PDF me shumë tekst drejtpërdrejt në Word

Microsoft Word mund të hapë një PDF dhe të konvertojë një kopje në një dokument Word të redaktueshëm. Microsoft thotë se kjo funksionon më së miri me PDF-të që janë kryesisht tekst, si dokumente biznesi, ligjore ose shkencore. PDF-ja origjinale nuk ndryshohet.

Përdorni Word-in desktop:

1. Hapni Word.
2. Zgjidhni File → Open.
3. Përzgjidhni PDF-në.
4. Pranoni mesazhin që shpjegon se Word do të konvertojë një kopje.
5. Pas konvertimit, zgjidhni File → Save As dhe ruani rezultatin si .docx.

Microsoft e dokumenton këtë sjellje në Hapja e PDF-ve në Word dhe udhëzuesin e saj Redaktimi i një PDF-je në Word.

Kur Word është një përshtatje e mirë

• Trupi i tekstit është përmbajtja kryesore.
• Ka pak elemente dekorative faqeje.
• Tabelat janë të thjeshta.
• Ju kujdeseni më shumë për redaktueshmërinë sesa për përputhjen e saktë faqe-për-faqe.
• Dëshironi një konvertim të shpejtë pa një aplikacion të veçantë PDF.

Çfarë Word mund të mos ruajë mirë

Microsoft paralajmëron në mënyrë eksplicite që dokumenti i konvertuar Word mund të mos duket saktësisht si PDF-ja. Fushat problematike të njohura përfshijnë tabelat me hapësira qelizash, ngjyrat dhe kornizat e faqes, ndryshimet e gjurmë, kuadrot, shënimet në fund të faqes që shtrihen në disa faqe, shënimet në fund të dokumentit, faqosoret PDF, etiketat PDF, komentet dhe disa efekte fontesh. Nëse Word interpreton një faqe si kryesisht grafikë, faqja mund të shfaqet si imazh dhe teksti i saj mund të mos jetë i redaktueshëm.

Veprim praktik: konvertoni fillimisht dy ose tre faqe përfaqësuese. Nëse titujt, tabelat dhe ndarjet e faqeve janë tashmë të rindërtuara keq, mos konvertoni të gjithë dokumentin dhe shpresoni që faqet e mëvonshme të përmirësohen.

Metoda 2: Përdorni Acrobat kur ruajtja e layout-it ka më shumë rëndësi

Adobe Acrobat mund të eksportojë një PDF në formate Microsoft Word si DOCX. Udhëzimet aktuale të Acrobat desktop përdorin hapësirën e punës Convert, ku zgjidhni Microsoft Word dhe më pas DOCX ose DOC. Shikoni udhëzimet zyrtare të Acrobat PDF-në-Word.

Rrjedha bazë e punës është:

1. Hapni PDF-në në Acrobat.
2. Zgjidhni Convert.
3. Përzgjidhni Microsoft Word.
4. Zgjidhni DOCX për një dokument Word modern të redaktueshëm.
5. Rishikoni cilësimet e konvertimit kur janë të disponueshme.
6. Konvertoni dhe ruani skedarin Word.

Adobe dokumenton dy prioritete të dobishme layout-i në cilësimet e eksportit të Acrobat:

• Retain Flowing Text (Ruaj Tekstin Rrjedhës): jep përparësi tekstit të redaktueshëm që mbështjell dhe rrjedh më natyrshëm në Word.
• Retain Page Layout (Ruaj Layout-in e Faqes): jep përparësi mbajtjes së dokumentit të konvertuar vizualisht afër layout-it të faqes PDF, edhe nëse kjo do të thotë ndarja e përmbajtjes në kuti teksti ose grupe të veçanta.

Adobe shpjegon këto kompromise në udhëzimet e saj për layout-in e eksportit PDF.

Zgjidhni Retain Flowing Text kur: prisni të rishkruani paragrafë, të futni seksione ose të lini tekstin të rrjedhë përgjatë faqeve.

Zgjidhni Retain Page Layout kur: përputhja e vendndodhjes vizuale origjinale është më e rëndësishme sesa të keni një rrjedhë të vetme të pastër teksti.

Nuk ka një zgjedhje universalisht më të mirë. Një broshurë e dizajnuar shumë mund të duket më afër PDF-së me ruajtjen e layout-it të faqes, por të jetë e vështirë për t’u redaktuar sepse teksti është i ndarë në blloqe të pozicionuara. Një raport i thjeshtë mund të jetë më i lehtë për t’u mirëmbajtur me tekst rrjedhës edhe nëse disa ndarje faqesh lëvizin.

Metoda 3: Ekzekutoni OCR për PDF-të e skanuara para se të prisni tekst të redaktueshëm

Një PDF i skanuar mund të përmbajë vetëm imazhe të faqeve. Në atë rast, konvertuesi së pari ka nevojë për OCR—njohjen optike të karaktereve—për të kthyer shkronjat e dukshme në tekst të lexueshëm nga makina.

Dokumentacioni aktual i Acrobat të Adobe thotë se PDF-të e skanuar përmbajnë të dhëna imazhi dhe se Scan & OCR → Recognize Text mund të krijojë një shtresë teksti të kërkueshme. Adobe rekomandon zgjedhjen e gamës së saktë të faqeve dhe gjuhës së dokumentit, më pas rishikimin e rezultatit të OCR për saktësi. Shikoni Njohja e tekstit në PDF-të e skanuar me Acrobat.

Për dokumentet e skanuar, sekuenca më e sigurt është:

1. Mbani një kopje rezervë të PDF-së origjinale.
2. Ekzekutoni OCR duke përdorur gjuhën e saktë të dokumentit.
3. Kërkoni disa fjalë ose emra të njohur për të konfirmuar që shtresa e tekstit është e përdorshme.
4. Inspektoni datat, numrat e faturave, adresat dhe karaktere të tjera me rrezik të lartë.
5. Eksportoni PDF-në e përpunuar me OCR në DOCX.

Pse gjuha ka rëndësi: motorët OCR përdorin modele gjuhësore dhe pritshmëri karakteresh. Zgjedhja e gjuhës së gabuar mund të rrisë gabimet në karakteret me theks, shenjat e pikësimit dhe njohjen e fjalëve.

Veprim praktik: nëse një skanim përmban numra të rëndësishëm llogarie, çmime, klauzola ligjore ose vlera teknike, krahasoni ato fusha me imazhin origjinal manualisht pas OCR. Një skedar Word që duket vizualisht i saktë mund të përmbajë ende tekst të njohur të pasaktë.

Metoda 4: Hapni DOCX dhe riparoni strukturën para se të redaktoni rëndë

Pas konvertimit, rezistoni dëshirës për të filluar rishkrimin menjëherë. Së pari përcaktoni nëse Word e ka rindërtuar dokumentin si një dokument të përdorshëm ose si një koleksion objektesh të pozicionuara.

Kontrolloni këto fusha në rend:

Për dokumentet që do të redaktoni në mënyrë të përsëritur, konvertoni formatimin në strukturë native Word kudo që është e mundur. Kjo do të thotë stile reale titujsh në vend të tekstit të zmadhuara manualisht, tabela reale në vend të kolonave të ndara me tab, ndarje reale faqesh në vend të dhjetëra rreshtave bosh, dhe kokë dhe këmbë reale në vend të tekstit të vendosur në krye dhe fund të çdo faqeje.

Pse formatimi ndryshon pas konvertimit të PDF

Microsoft jep shpjegimin më të qartë: PDF është një format fiks. Ai ruan koordinatat e faqes për tekstin, grafikët dhe imazhet, por nuk ruan domosdoshmërisht “ky është një paragraf”, “kjo është një tabelë” ose “ky është një seksion me dy kolona” në mënyrën që Word ka nevojë për të redaktuar përmbajtjen.

Një konvertues prandaj duhet të nxjerrë strukturën. Dy PDF vizualisht identike mund të jenë shumë të ndryshme brenda. Njëra mund të përmbajë blloqe të pastra teksti dhe strukturë të etiketuar; tjetra mund të përmbajë dhjetëra fragmente teksti të pozicionuara individualisht. Ato mund të duken njësoj në një shikues PDF por të konvertohen shumë ndryshe.

Kjo është arsyeja pse një problem formatimi nuk është gjithmonë provë se konvertuesi është i defektuar. Ndonjëherë PDF burim thjesht nuk përmban mjaftueshëm informacion strukturor për të rindërtuar saktësisht dokumentin origjinal Word.

Kur duhet të përdorni Word kundrejt Acrobat?

Problemet e formatimit dhe riparimet më pak shkatërruese

Faqet thyhen në vende të ndryshme

Microsoft paralajmëron se ndarjet e rreshtave dhe faqeve mund të ndryshojnë pas konvertimit. Mos e detyroni numërimin e vjetër të faqeve me rreshta bosh të përsëritur. Përdorni hapësirën e paragrafit, Keep with next, Keep lines together dhe ndarje manuale faqesh vetëm aty ku struktura kërkon ato.

Një tabelë kthehet në tekst të zakonshëm

Nëse tabela është e rëndësishme, rindërtimi i saj si një tabelë reale Word mund të jetë më i shpejtë dhe më i qëndrueshëm sesa të përpiqeni të rreshtoni tekstin e konvertuar me hapësira ose tab. Kjo është veçanërisht e vërtetë për tabelat me qeliza të bashkuara, hapësira të pazakonta ose nivele të shumëfishta kokash.

E gjithë faqja bëhet një imazh

Microsoft thotë se kjo mund të ndodhë kur një PDF përmban kryesisht grafikë. Nëse dokumenti nënshkrues është një skanim, përdorni OCR. Nëse është vërtet një faqe me shumë grafikë, mund t’ju duhet të rikrijoni tekstin e redaktueshëm manualisht ose të ruani atë faqe si imazh.

Fontet ndryshojnë

Një PDF mund të përmbajë fontet e integruara ose të nënndarura që nuk janë të instaluara në kompjuterin tuaj. Konvertuesi mund të zëvendësojë një font tjetër. Nëse jeni të licencuar për të përdorur fontin origjinal, instaloni atë dhe zëvendësoni fontin e zëvendësuar në Word. Përndryshe, përdorni një tipoografi vizualisht të ngjashme dhe prisni pak rrjedhje teksti.

Komentet ose shënimet sillen ndryshe

Microsoft i liston komentet PDF dhe përmbajtjen e lidhur me ndryshimet e gjurmë midis elementeve që mund të mos konvertohen pastër. Adobe thotë se komentet mund të eksportohen si kuti teksti në disa rrjedha pune konvertimi. Nëse historiku i rishikimit është i rëndësishëm, mbani PDF-në origjinale krahas DOCX për referencë.

Nëse pamja e saktë ka më shumë rëndësi sesa redaktueshmëria

Ndonjëherë kërkesa keqkuptohet. Nëse dokumentit i duhen vetëm disa ndryshime tekstuale por duhet të mbetet vizualisht identik, konvertimi i plotë në Word mund të mos jetë rrjedha e punës më e mirë. Redaktimi i PDF-së në një redaktues PDF mund të ruajë layout-in fiks të faqes më mirë sesa konvertimi i të gjithë skedarit në Word.

Nëse kërkesa është e kundërta—rishkrim në shkallë të gjerë, bashkëpunim, stile, ndryshime të gjurmë dhe rishikime të ardhshme—prano që një rindërtim i caktuar i layout-it mund të jetë i nevojshëm. Një dokument Word i dizajnuar për redaktim sillet ndryshe nga një PDF i dizajnuar për të ngrirë pamjen.

Ruani në mënyrë të sigurt pas konvertimit

Pasi DOCX të jetë mjaftueshëm i pastër për t’u përdorur, ruajeni atë me një emër të ri skedari në vend që të mbishkruani skedarët e tjerë të projektit. Mbani PDF-në origjinale si referencë vizuale.

Një model i dobishëm emërtimi i skedarëve është:

Origjinali:
Project-Proposal.pdf

Skedari i punës i konvertuar:
Project-Proposal_converted.docx

Skedari Word përfundimtar i pastruar:
Project-Proposal_editable-final.docx

Kjo mban të ndara origjinalin fiks, konvertimin e papërpunuar dhe dokumentin e pastruar. Nëse formatimi thyhet gjatë redaktimit të mëvonshëm, ju ende keni një kopje referencë.

Lista e kontrollit të cilësisë përfundimtare

Para dërgimit ose zëvendësimit të origjinalit, krahasoni dokumentin PDF dhe Word krah për krah:

• A janë të gjitha faqet të pranishme dhe në rendin e saktë?
• A përdorin titujt hierarkinë dhe numërimin e saktë?
• A janë tabelat të plota, me marrëdhëniet e duhura të rreshtave dhe kolonave?
• A janë shënimet në fund të faqes, shënimet në fund të dokumentit, titujt dhe referencat të kryqëzuara ende të kuptueshme?
• A janë kokat, këmbët, numrat e faqeve dhe ndarjet e seksioneve të sakta?
• A i përkasin ende imazhet dhe titujt njëri-tjetrit?
• A janë zëvendësuar fontet?
• A janë lidhjet hiperlinkuese ende të vlefshme?
• Për dokumentet OCR, a janë kontrolluar emrat, numrat, datat dhe shumat karakter për karakter?
• A duket Print Preview i Word mjaftueshëm afër PDF-së origjinale?

Nëse dokumenti i konvertuar dështon në disa nga këto kontrolle, ndërroni metodat në vend që të kaloni orë duke ndrequr një konvertim të dobët. Një PDF me tekst të parë mund të konvertohet më mirë në Word; një skanim ose PDF me layout të rëndë mund të bëjë më mirë përmes Acrobat me OCR dhe cilësime layout-i; dhe një dokument me kompleksitet ekstrem dizajni mund të jetë më i shpejtë për t’u rindërtuar selektivisht.

Përfundimi

Nuk ka konvertues që mund të premtojë një dokument Word të redaktueshëm me humbje zero formatimi për çdo PDF. Microsoft vetë shpjegon pse: PDF ruan një rezultat vizual fiks, ndërsa Word ka nevojë për strukturë dokumenti të redaktueshme. Rrjedha e punës më e mirë është prandaj të zgjidhni metodën që përputhet me burimin.

Përdorni skedarin origjinal Word nëse ekziston. Përdorni Word-in desktop për PDF-të kryesisht të bazuara në tekst. Përdorni Acrobat kur ju nevojitet OCR ose kontroll më i fortë mbi konvertimin e layout-it të faqes kundrejt tekstit rrjedhës. Më pas riparoni strukturën e Word, verifikoni rezultatin kundrejt PDF-së origjinale dhe mbani të dy skedarët derisa dokumenti i konvertuar të ketë kaluar një kontroll faqe për faqe.