Shabllon falas i orarit të ndërrimeve të punës në Excel me llogaritëse orësh

Një orar i mirë i ndërrimeve në Excel duhet të bëjë më shumë sesa të shfaqë kush punon kur. Ai duhet të llogarisë orët e planifikuara në mënyrë të qëndrueshme, të bëjë të dukshme ndërrimet e natës dhe supozimet për pushimet e papaguara, t'u tregojë menaxherëve ku mbulimi është i dobët dhe të mbetet mjaftueshëm i thjeshtë që dikush ta përditësojë pa prishur formulat. Nëse libri i punës ju jep një plan javor të pastër, por nuk mund të shpjegojë se si ka arritur te totalët e orëve, ai nuk është ende mjaftueshëm i besueshëm për t'u përdorur si shabllon operativ.

Kjo strukturë falas është projektuar për bizneset e vogla që duan një orar praktik para se të kalojnë në softuer të dedikuar për menaxhimin e forcës së punës. Ai përdor funksionalitetet aktuale të Excel-it të dokumentuara nga Microsoft, duke përfshirë Tabelat e Excel-it, referencat strukturore, Validimin e të Dhënave, formatimin kushtezuar, aritmetikën e kohës, zonat e printimit dhe daljen e përshtatshme për PDF. Ai gjithashtu bën një dallim të rëndësishëm ligjor: orët e planifikuara nuk janë automatikisht të njëjta me orët e punuara realisht për qëllime pagash ose orësh shtesë.

Nën Ligjin Federal të Standardeve të Ndryshme të Punës (FLSA), punonjësit jo-përjashtues të mbuluar zakonisht marrin orë shtesë pas 40 orësh të punuara në një javë pune, por përjashtimet dhe rregullat e shtetit mund të ndryshojnë llogaritjen. Departamenti i Punës i SHBA-së gjithashtu dallon periudhat e shkurtër të pushimit të paguara nga periudhat e vërteta të ngrënies dhe kërkon regjistra të sakta të orëve të punuara realisht për punonjësit jo-përjashtues të mbuluar. Trajtoni kolonën e orëve shtesë të librit të punës si një paralajmërim planifikimi, përveç nëse e keni konfiguruar atë që të përputhet me rregullat që zbatohen për punonjësit tuaj.

Si duhet të duket një rezultat i dobishëm

Përpara ndërtimit të formulave, përcaktoni rezultatin. Një orar javor i zbatueshëm duhet t'i lejojë një menaxheri të përgjigjet shpejt këtyre pyetjeve:

• Kush është i planifikuar çdo ditë dhe në çfarë orari?
• Sa orë neto të planifikuara përmban çdo ndërrim?
• A llogaritet saktë një ndërrim i natës?
• Cilat zbritje pushimi po zbriten, dhe pse?
• Sa orë të planifikuara ka çdo punonjës për javën e punës?
• Cilat punonjës kalojnë pragun e planifikimit që përdorni për rishikimin e orëve shtesë?
• A ka çdo rol kritik mjaftueshëm mbulim?
• A mund të printohet orari ose të ruhet si PDF pa tekste të vogla të palexueshme?

Nëse libri i punës u përgjigjet këtyre pyetjeve në mënyrë të qëndrueshme, ai po bën një punë të dobishme. Nëse menaxherët ende kanë nevojë për një llogaritëse, shënime me dorë ose një fletëllogaritje tjetër për të verifikuar orarin, thjeshtoni dizajnin para se të shtoni më shumë karakteristika.

Dizajni i rekomanduar i librit të punës: ndani të dhënat e llogaritjes nga pamja e printueshme

Instalimi më i pastër për bizneset e vogla përdor tre fleta pune:

Kjo është pak më e strukturuar sesa të shkruash "9 AM–5 PM" në shtatë qeliza përgjatë një rreshti, por kompromisi ia vlen. Një rrjetë javore e bukur është e lehtë për t'u lexuar; një tabelë e normalizuar ndërrimesh është më e lehtë për t'u llogaritur. Ruajtja e të dyja pamjeve lejon që Excel të bëjë aritmetikën ndërsa njerëzit marrin formatin e orarit që presin.

Hapi 1: Ndërtoni tabelën e Ndërrimeve dhe futni kohë reale të Excel-it

Në fletën Ndërrimet, krijoni këto kolona:

Ktheni gamën në një Tabelë Excel me Home → Format as Table. Microsoft dokumenton se tabelat janë menduar për të organizuar të dhëna të lidhura, dhe referencat strukturore përshtaten automatikisht ndërsa rreshtat shtohen ose hiqen. Shikoni Udhëzuesin e Microsoft-it për krijimin dhe formatimin e tabelave dhe dokumentacionin e referencave strukturore.

Emërtoni tabelën Shifts. Futni Fillimin dhe Mbarimin si vlera kohore të vërteta të Excel-it dhe jo si tekst. Për shembull, shkruani 9:00 AM, jo 9am-5pm në një qelizë të vetme. Dokumentacioni i diferencës së kohës të Microsoft-it shpjegon se Excel mund të zbresë vlerat kohore dhe të konvertojë rezultatin në orë.

Kontrolli i cilësisë: klikoni një qelizë Fillimi ose Mbarimi dhe ndryshoni formatin e saj numerik. Nëse Excel e njeh atë si kohë, vlera mund të llogaritet. Nëse mbetet tekst i thjeshtë, rregulloni formatin e futjes së të dhënave para se t'i besoni ndonjë totali.

Hapi 2: Llogaritni orët neto, duke përfshirë ndërrimet e natës dhe pushimet e papaguara

Për një ndërrim të njëjtës ditë, ideja bazë është End - Start. Meqenëse Excel ruan kohët si thyesa të ditës, shumëzoni diferencën kohore me 24 për të marrë orë dhjetore.

Një formulë më e dobishme trajton një ndërrim që kalon mesnatën:

=IF(OR([@Start]="",[@End]=""),"",24*MOD([@End]-[@Start],1)-[@[Unpaid Break (hrs)]])

Funksioni MOD kthen një mbetje. Në këtë formulë, MOD(End-Start,1) mbështjell një diferencë kohore negative në ditën tjetër 24-orëshe. Microsoft dokumenton funksionin MOD(number, divisor) në referencën zyrtare MOD.

Shembull:

Fillimi: 10:00 PM
Mbarimi:   6:00 AM
Pushim i Papaguar: 0.5 orë

24 * MOD(6:00 AM - 10:00 PM, 1) = 8.0
Orë të planifikuara neto = 8.0 - 0.5 = 7.5

Mos zbrisni çdo pushim automatikisht. Sipas udhëzimeve federale, periudhat e shkurtër të pushimit rreth 20 minutash ose më pak zakonisht numërohen si orë të punuara, ndërsa periudhat e vërteta të ngrënies—zakonisht të paktën 30 minuta kur punonjësi lirohet nga detyrat—zakonisht nuk duhet të numërohen si kohë pune. Ligji i shtetit mund të vendosë kërkesa të ndryshme ose shtesë. Shikoni Fletën e Fakteve #22 të Departamentit të Punës të SHBA-së për orët e punuara.

Për qëllime planifikimi, dizajni më i sigurt i fletëllogaritjes është të etiketoni fushën Pushim i Papaguar (orë), jo thjesht Pushim. Menaxheri duhet të fusë një zbritje vetëm kur pushimi është me të vërtetë i menduar të jetë i papaguar sipas rregullave dhe politikave që zbatohen.

Kontrolli i cilësisë: testoni të paktën katër ndërrime: një ndërrim normal ditor, një ndërrim i shkurtër, një ndërrim i natës dhe një ndërrim me një zbritje të ngrënies së papaguar. Llogaritni manualisht ato katër një herë dhe konfirmoni që Excel përputhet.

Hapi 3: Llogaritni totalët javorë dhe përdorni orët shtesë vetëm si një shenjë planifikimi

Pasi çdo ndërrim ka një vlerë të besueshme Orë Neto, totalët javorë bëhen të drejtpërdrejtë. Nëse përmbledhja juaj liston emrin e një punonjësi në qelizën A2, mund të totalizoni orët e planifikuara të atij punonjësi për një gamë datash me SUMIFS:

=SUMIFS(
  Shifts[Net Hours],
  Shifts[Employee],A2,
  Shifts[Date],">="&$B$1,
  Shifts[Date],"<="&$C$1
)

ku B1 është data e fillimit të javës së punës dhe C1 është data e mbarimit.

Për një paralajmërim të thjeshtë planifikimi, mund të ruani një prag—si 40—në një qelizë Cilësimesh të etiketuar qartë dhe të llogarisni:

=MAX(0,[@[Total Hours]]-OT_Threshold)

Nëse punonjësi ka 44 orë të planifikuara dhe pragun është 40, shenja e planifikimit tregon 4 orë mbi pragun.

Kjo nuk është automatikisht llogaritja e pagës për orët shtesë. FLSA federale kërkon zakonisht orë shtesë për punonjësit jo-përjashtues të mbuluar pas 40 orësh të punuara në një javë pune fikse 168-orëshe, por ka përjashtime dhe metoda të tjera të ligjshme pagese, dhe ligji i shtetit mund të ofrojë rregulla shtesë. Fleta e Fakteve #23 e Departamentit të Punës shpjegon rregullin federal bazuar në javën e punës.

Mos harroni gjithashtu ndryshimin midis planifikuar dhe të punuar. Udhëzimet e mbajtjes së regjistrave të DOL kërkojnë që punëdhënësit e mbuluar të mbajnë informacion të saktë për orët e punuara realisht, dhe ato shënojnë specifikisht se kur punonjësit devijojnë nga një orar i fiks, orët aktuale duhet të regjistrohen. Shikoni Fletën e Fakteve #21 për mbajtjen e regjistrave.

Kontrolli i cilësisë: krahasoni totalët javorë të planifikuar me burimin tuaj aktual të mbajtjes së kohës ose të pagave pasi të mbyllet java. Nëse ato ndryshojnë rregullisht, mos e ktheni orarin në një sistem pagesash me supozim; mbani regjistrat e planifikimit dhe të kohës aktuale të ndara.

Hapi 4: Shtoni mbrojtje, kontrolle mbulimi dhe një pamje stafit të printueshme

Përdorni Validimin e të Dhënave për punonjësit dhe rolet

Krijoni lista punonjësish dhe rolesh në fletën Cilësimet, pastaj përdorni Data → Data Validation → List në tabelën Ndërrimet. Microsoft dokumenton se Validimi i të Dhënave mund të kufizojë hyrjen në vlera të aprovuara dhe të krijojë lista dropdown. Shikoni Udhëzuesin e Validimit të të Dhënave të Microsoft-it.

Kjo parandalon gabime të tilla si "Front Desk", "Front desk" dhe "Desk" që bëhen tre role të ndryshme në një përmbledhje mbulimi.

Përdorni formatimin kushtezuar për problemet që kërkojnë vëmendje

Rregullat e dobishme përfshijnë:

• theksimin e Orëve Neto nën 0 ose mbi një maksimum të përcaktuar nga biznesi;
• theksimin e punonjësve të cilët orët javore të planifikuara kalojnë pragun e planifikimit;
• theksimin e datave ku një rol i kërkuar ka zero mbulim të planifikuar;
• theksimin e orëve të mbarimit të munguara në rreshtat e ndërrimeve të tjera aktive.

Dokumentacioni i formatimit kushtezuar të Microsoft-it mbështet rregulla bazuar në vlerat e qelizave ose formulat.

Bëni fletën e Orarit të përshtatshme për stafin

Fleta e printueshme e Orarit duhet të tregojë më pak detaje se tabela e llogaritjes. Një pamje e thjeshtë mund të përfshijë:

• emrin e punonjësit;
• rolin;
• orarin e ndërrimit nga E Hënë deri të Diel;
• totalin javor të planifikuar;
• shënime të aprovuara si "Pushim", "Trajnime", ose "Leje".

Mos printoni normat e brendshme të pagave, shënimet disiplinore ose të dhëna të tjera që punonjësit nuk kanë nevojë t'i shohin.

Zgjidhni vetëm zonën e orarit dhe përdorni Page Layout → Print Area → Set Print Area. Dokumentacioni i Zonës së Printimit të Microsoft-it shpjegon se Excel ruan gamën e zgjedhur të printimit me librin e punës.

Kontrolli i cilësisë: hapni Paraprishjen e Printimit dhe konfirmoni që emrat e punonjësve, çdo ditë e javës, orët e ndërrimeve dhe totalët janë të lexueshëm pa një zmadhues. Nëse Excel e zvogëlon fletën shumë, printoni në orientim horizontal, shkurtorni kolonat e panevojshme ose ndani daljen në faqe të ndryshme në vend që të detyroni gjithçka në një faqe.

Si të gjykoni nëse shablloni po funksionon mirë

Pasi të përdorni librin e punës për dy ose tre cikle planifikimi, rishikoni rezultatin dhe jo pamjen. Një orar i suksesshëm ka shenja të vëzhgueshme:

Kur Excel-i fillon të bëhet mjeti i gabuar

Excel funksionon mirë kur një menaxher ose një grup i vogël mban një orar javor të parashikueshëm. Ai bëhet më pak tërheqës kur pjesa e vështirë nuk është më aritmetika, por koordinimi.

Konsideroni një sistem të dedikuar planifikimi ose menaxhimi të forcës së punës kur shfaqen disa nga këto kushte:

• punonjësit kanë nevojë të dorëzojnë disponueshmërinë ose të shkëmbejnë ndërrimet vetë;
• menaxherë të shumtë editojnë orarin njëkohësisht;
• ju nevojiten njoftime automatike me tekst, aplikacion ose email për ndryshimet e orarit;
• ju planifikoni shumë vende ose departamente;
• rregullat e punës ndryshojnë sipas klasifikimit të punonjësit ose juridiksionit;
• ju nevojiten të dhëna nga koha e punës së lidhura drejtpërdrejt me pagat;
• ndryshimet e ndërrimeve janë aq të shpeshta sa kopjet e printuara bëhen të vjetruara menjëherë;
• ju nevojitet historiku i aprovimeve, gjurmët e auditit ose lejet bazuar në role.

Nuk ka një numër universal punonjësish ku Excel bëhet "shumë i vogël". Një operacion 30-personor me ndërrime javore të qëndrueshme mund të menaxhohet rehat në një libër pune, ndërsa një restorant me tetë persona me shkëmbime konstante dhe disponueshmëri të ndryshueshme mund të përfitojë nga softueri i planifikimit shumë më herët.

Gabimet e zakonshme që ulin cilësinë e orarit

Shkrimi i gamave të ndërrimeve si tekst i thjeshtë

9-5 është e lehtë për t'u lexuar por e vështirë për t'u llogaritur në mënyrë të besueshme. Mbani Fillimin dhe Mbarimin në qeliza kohore të ndara në tabelën e llogaritjes.

Zbritja automatike e një pushimi ngrënieje nga çdo ndërrim

Trajtimi i pushimit varet nga fakti nëse koha është kompensuese. Përdorni një fushë të ndarë të pushimit të papaguar dhe zbatoni rregullat që qeverisin forcat tuaja të punës.

Supozimi se një formulë 40-orëshe provon pagesën e orëve shtesë

Një orar mund të shënojë orët e planifikuara mbi 40, por llogaritjet ligjore të orëve shtesë varen nga orët e punuara realisht, statusi i mbulimit/përjashtimit të punonjësit, rregullat e normës së rregullt dhe potencialisht kërkesat e shtetit.

Përdorimi i javës kalendarike kur java e punës e biznesit është e ndryshme

Rregullat federale të orëve shtesë përdorin një javë pune fikse, shtatë-ditore që përsëritet rregullisht dhe nuk duhet të funksionojë nga E Hëna deri të Diela. Ruani datën aktuale të fillimit të javës suaj të punës në Cilësime në vend që të supozoni se planifikimi kalendarik kontrollon pagat.

Publikimi i një orari pa kontrolluar mbulimin

Orët totale mund të duken të arsyeshme ndërsa një rol kritik është i pambuluar për dy orë. Rishikoni sipas rolit dhe dritares kohore, jo vetëm sipas totalit të punonjësit.

Vetëkontrolli final para publikimit të orarit javor

• A përmbajnë qelizat Fillimi dhe Mbarimi vlera reale kohore të Excel-it?
• A prodhojnë ndërrimet e natës orët e pritura?
• A janë zbritjet e pushimit të papaguar të qëllimshme dhe të përshtatshme ligjërisht/politikisht?
• A përputhet totali javor i secilit punonjës me shumën e rreshtave të ndërrimeve të tyre?
• A është e saktë gama e datave të javës së punës?
• A janë vlerat e orëve shtesë të etiketuara si tregues planifikimi përveç nëse janë pjesë e një llogaritjeje të verifikuar të pagave?
• A ka çdo rol thelbësor mbulim?
• A ka ndërrime konfliktuale ose mbivendosëse për të njëjtin punonjës?
• A mund të lexojnë punonjësit lehtësisht orarin e printuar ose PDF?
• A ka një version aktual të identifikuar qartë?

Përfundimi

Një orar falas i ndërrimeve të punonjësve në Excel mund të jetë një mjet i fortë për bizneset e vogla kur llogarit orët në mënyrë transparente dhe ndihmon menaxherët të kapin problemet e mbulimit para publikimit. Dizajni më i besueshëm ndan të dhënat e hollësishme të ndërrimeve nga pamja javore e printueshme, përdor vlera reale kohore, trajton mesnatën me një formulë të testuar dhe trajton logjikën e pushimit dhe orëve shtesë si inpute të konfigurueshme biznesi/ligjore dhe jo si rregulla universale.

Përdorni Excel ndërsa libri i punës mbetet aktual, i kuptueshëm dhe i lehtë për t'u përputhur me regjistrat e kohës aktuale. Kur shkëmbimet e ndërrimeve, alarmerët, vendet e shumta, integrimi i pagave, lejet ose kompleksiteti i rregullave bëhen problemi më i madh, ndërrimi i mjeteve është zakonisht më i vlefshëm sesa shtimi i një shtrese tjetër formulash.