Shabllon Excel i Printueshëm për Vlerësimin e Punimeve Ndërtimore për Kontraktorët e Vegjël

Nëse jeni një kontraktor i vogël që ndërtoni vlerësimin tuaj të parë në Excel, filloni me një parim: bëni që gamën e punës dhe bazën e kostos të jenë të lehta për t’u parë. Klienti duhet të jetë në gjendje të kuptojë se çfarë pune përfshihet, ndërsa ju duhet të jeni në gjendje të gjurmoni çmimin përfundimtar deri te sasitë, puna, nënkontraktorët, pajisjet, shpenzimet e përgjithshme, rezervat dhe shtesa.

Nuk ju duhet softuer vlerësimi për të prodhuar një propozim të dobishëm për çdo punë të vogël. Excel-i mund të funksionojë mirë kur gama e punës është e menaxhueshme, ju mund të çmoheni punën nga sasitë dhe normat e njohura, dhe jeni të disiplinuar në përditësimin e supozimeve. Kufiri është se një shabllon Excel nuk e di nëse matjet tuaja janë të sakta, nëse ekziston një kusht i fshehur, ose nëse një rregull tatimor, leje, garanci, sigurim, licencim ose kontratë zbatohet në juridiksionin tuaj.

Ky shabllon i përshtatshëm për fillestarët përdor funksionalitetet aktuale të Excel-it të dokumentuara nga Microsoft: Tabelat e Excel-it, formulat me referenca të strukturuara, Cilësimin e Faqes, Zonën e Printimit, Paraprakën e Printimit dhe eksportin PDF. Konceptet e vlerësimit janë gjithashtu në përputhje me udhëzimet zyrtare publike për vlerësimin e kostove: Departamenti i Energjisë i SHBA-së trajton kostot direkte, kostot indirekte ose të përgjithshme, eskalimin dhe rezervat si artikuj të dallueshëm që duhet të kenë një bazë të dokumentuar, ndërsa Administrata e Shërbimeve të Përgjithshme e SHBA-së thekson se saktësia e vlerësimit përmirësohet ndërsa gama e projektit dhe informacioni i dizajnit bëhen më të qarta.

Çfarë ju duhet para se të hapni Excel-in

Mblidhni informacionin që përcakton çmimin para se të filloni formatimin e fletës:

• Gama e punës: puna specifike që po pajtoheni të çmoni, duke përfshirë përjashtimet e rëndësishme.
• Sasitë: sasi të matshme të tilla si metra katrorë dyshemeje, metra linearë zbukurimesh, numri i pajisjeve, orët e punës, ose numri i njësive.
• Kostoja për njësi: kostoja për njësi—për shembull, $4.25 për metër katror ose $65 për orë pune.
• Ofertat e nënkontraktorëve: punë hidraulike, elektrike, HVAC, çati, beton ose punë të tjera speciale që po blini nga një kontraktor tjetër.
• Pajisjet dhe kostot specifike të punës: qiratë, kontejnerët e plehrave, dërgesat, mbrojtja e përkohshme, lejet, shtrimi i plehrave dhe kosto të ngjashme.
• Shpenzimet e përgjithshme (Overhead): kostot e biznesit që mbështesin punën por nuk caktohen lehtësisht te një rresht materiali ose pune, të tilla si shpenzimet e zyrës, koha e vlerësimit, softueri, mjetet, sigurimi dhe administrata.
• Rezervat (Contingency): një leje për pasigurinë e identifikuar në vlerësim, jo një zëvendësues për një gamë pune të papërcaktuar.
• Metoda e shtesës ose fitimit: metoda e çmimit që biznesi juaj përdor për të kthyer koston e vlerësuar në çmim shitjeje.

Udhëzuesi i Vlerësimit të Kostove të DOE përshkruan kostot direkte dhe indirekte veçmas dhe thotë se rezervat duhet të kenë një bazë të dokumentuar të lidhur me rrezikun dhe pasigurinë e projektit. Udhëzimet aktuale të menaxhimit të kostove të GSA-s gjithashtu vërejnë se vlerësimet evoluojnë dhe përgjithësisht bëhen më të sakta ndërsa gama dhe dizajni përcaktohen më plotësisht.

Për një kontraktor të vogël rezidencial ose komercial të lehtë, mësimi praktik është i thjeshtë: mos i fshehni të gjitha të panjohurat brenda një përqindjeje. Shkruani atë që dini, atë që supozuat, dhe cilat artikuj mbeten leje ose përjashtime.

Hapi 1: Vendosni projektin, klientin, gamën e punës dhe kushtet e vlerësimit

Krijoni një fletë pune të quajtur Vlerësimi. Në krye, rezervoni një zonë të pastër kokore për:

Më poshtë, shtoni një seksion të shkurtër Gama e Punës & Supozimet. Për shembull:

Përfshirë:
- Heqja e dollapëve dhe pjatës ekzistuese
- Instalimi i dollapëve të miratuara nga pronari
- Instalimi i pjatës nga kuarc
- Pastrimi bazë i vendit të punës

Supozime:
- Muret ekzistuese mbeten në vend
- Nuk përfshihen dëmtime të fshehura ujore ose strukturore
- Puna kryhet gjatë orëve normale të ditëve të javës

Përjashtuar përveç nëse shtohet:
- Përmirësimet e panelit elektrik
- Remedimi i asbestit ose materialeve të rrezikshme
- Ndryshimet e dizajnit të kërkuara nga pronari pas miratimit

Një deklaratë e gamës së punës është më e rëndësishme se markimi dekorativ. Nëse një rresht thotë vetëm “Rinovim kuzhine — $18,500,” ju mund të dini se çfarë keni qëlluar sot, por klienti mund të kujtojë diçka tjetër tre javë më vonë.

Vlerësimi kundrejt kontratës: një vlerësim është një dokument çmimi, por nëse një vlerësim i nënshkruar bëhet ligjërisht detyrues varet nga formulimi i tij, marrëveshja përreth dhe ligji lokal. Mos supozoni se një shabllon i përgjithshëm Excel zëvendëson dokumentet e kontratës, njoftimet, zbulimet ose gjuhën e licencimit të kërkuar atje ku punoni.

Gabimi i fillestarit për t’u shmangur: çmimi para se gama e punës të jetë e qëndrueshme. Një fletëllogaritje e detajuar nuk e bën të saktë një gamë pune të paqartë.

Hapi 2: Ndërtoni tabelën e materialeve me sasitë dhe kostot për njësi

Krijoni një fletë pune të veçantë të quajtur Materialet, ose mbani seksionin nën kokoren e projektit nëse vlerësimi është i shkurtër. Përdorni kolona të tilla si:

Numrat shembull më lart janë fiktivë. Zëvendësojini ata me ofertat e furnitorëve tuaj, listat aktuale të çmimeve, ose të dhëna të dokumentuara vlerësimi.

Ktheni këtë gamë në një Tabelë Excel me Home → Format as Table. Udhëzuesi zyrtar i Tabelave të Excel-it të Microsoft shpjegon se tabelat janë krijuar për të grupuar dhe analizuar të dhënat e lidhura. Tabelat janë veçanërisht të dobishme në një vlerësim sepse formulat mund të zgjerohen automatikisht në rreshtat e rinj.

Nëse e emërtoni tabelën Materialet, formula e Shumës mund të përdorë një referencë të strukturuar:

=[@Sasia]*[@[Kosto për Njësi]]

Dokumentacioni i referencave të strukturuara të Microsoft shpjegon se emrat e tabelave dhe kolonave përshtaten ndërsa rreshtat shtohen ose hiqen. Kjo është më e sigurt se sa të ndërtosh një formulë fikse që ndalon në rreshtin 25 dhe aksidentalisht përjashton një material të ri të futur në rreshtin 26.

Për nëntotalin jashtë tabelës, mund të përdorni:

=SUM(Materialet[Shuma])

Lejoni humbjet me qëllim

Materialet si dyshemetë, pllakat, çatia, zbukurimet dhe materialet në fletë mund të kenë nevojë për humbje ose tepricë për shkak të prerjeve, thyerjeve, përputhjes së modelit, ose sasive minimale të blerjes. Nuk ka një përqindje universale humbjeje që është e saktë për çdo tregti dhe plan.

Nëse përdorni një faktor humbjeje, tregoni atë qartë. Për shembull, nëse dyshemeja e matur është 200 metra katrorë dhe marrja juaj specifike e punës kërkon një leje 7%:

Sasia e Porositur = 200 * (1 + 7%)

Kjo jep 214 metra katrorë. 7% në këtë shembull është ilustruese, jo një standard i rekomanduar.

Gabimi i fillestarit për t’u shmangur: kopjimi i një përqindjeje të përgjithshme humbjeje nga një tregti ose projekt tjetër pa kontrolluar dimensionet, modelin, madhësitë e paketimit dhe rregullat e furnitorit.

Hapi 3: Shtoni punën, nënkontraktorët, pajisjet, shpenzimet e përgjithshme, rezervat dhe shtesën

Puna

Kostoja e punës është kostoja e vlerësuar e kohës së nevojshme për të kryer punën. Një tabelë e përshtatshme për fillestarët mund të përdorë:

Përsëri, këto norma janë vetëm shembuj. Norma juaj e punës mund të ketë nevojë të mbulojë më shumë se pagën orare të një punonjësi. Varësisht nga mënyra se si kompania juaj llogarit kostot, taksat e pagave, kompensimi i punëtorëve, përfitimet, koha e paguar jo-prodhuese dhe ngarkesa të tjera të punës mund të jenë të përfshira në normën e punës ose të trajtohen gjetkë. Rregulli i rëndësishëm është konsistenca: dini se çfarë përfshin norma juaj që të mos neglizhoni një kosto reale ose të mos numëroni të njëjtën kosto dy herë.

Përdorni të njëjtën formulë rreshti:

=[@Orët]*[@[Norma e Punës]]

Nënkontraktorët, pajisjet, lejet, shtrimi i plehrave dhe kostot e tjera direkte

Kostot direkte janë kostot që mund t’i lidhni me arsyetim me punën specifike. Varësisht nga projekti, ato mund të përfshijnë:

• ofertat e nënkontraktorëve;
• qiranë e pajisjeve;
• tarifat e kontejnerëve ose shtrimin e plehrave;
• dërgesat dhe transportin;
• tarifat e lejeve ose inspektimeve;
• mbrojtjen e përkohshme;
• sigurimin specifik të punës ose koston e garancisë ku zbatohet.

Mos shpikni përqindje lejesh, taksash ose garancish vetëm për të plotësuar fletëllogaritjen. Përdorni kërkesën aktuale lokale ose një leje të dokumentuar qartë.

Shpenzimet e përgjithshme (Overhead)

Shpenzimet e përgjithshme do të thotë kosto të nevojshme për të operuar biznesin që nuk caktohen lehtësisht te një artikull pune të instaluar. Shembujt mund të përfshijnë qiranë e zyrës, mbajtjen e librave, vlerësimin, softuerin, sigurimin e përgjithshëm, telefonat, kohën e menaxhimit dhe mjetet. Mënyra se si i rimarrni ato kosto është një vendim çmimi biznesi.

Mund të aplikoni një normë shpenzimesh të përgjithshme mbi një bazë kostoje të rënë dakord:

Leja e Shpenzimeve të Përgjithshme = Baza e Kostos së Aplikueshme * Norma e Shpenzimeve të Përgjithshme

Mos kopjoni përqindjen e shpenzimeve të përgjithshme të një kontraktori tjetër. Stafi, sigurimi, zyra, pajisjet, gjeografia dhe vëllimi i tyre mund të jenë plotësisht të ndryshme nga tuajat.

Rezervat (Contingency)

Rezervat janë një shumë e përfshirë për të adresuar pasigurinë në punën e vlerësuar. Udhëzimet e vlerësimit të kostove të DOE përshkruajnë rezervat si një shumë për pasiguri të tilla si dizajni i paplotë ose kushtet e parashikueshme dhe thonë se baza e saj duhet të jetë e dokumentuar.

Prandaj, rezervat duhet të lidhen me një arsye. Për shembull: “Gjendja e murit ekzistues nuk mund të inspektohet plotësisht derisa të bëhet prishja; vlerësimi përfshin një leje të përcaktuar për riparim të vogël të nëndyshemes.”

Gabimi i fillestarit për t’u shmangur: përdorimi i rezervave për të mbuluar punë të njohura që thjesht harruat t’i çmonit. Nëse e dini se puna kërkohet, vendoseni atë në vlerësim si një rresht real.

Shtesa nuk është e njëjtë me marzhi

Shtesa është fitimi ose rritja e çmimit e shprehur si përqindje e kostos. Marzhi i fitimit është fitimi i shprehur si përqindje e çmimit të shitjes. Ato janë matematikisht të ndryshme.

Nëse kostoja e vlerësuar është $100 dhe ju shtoni një shtesë 20%:

Çmimi i Shitjes = $100 * (1 + 20%) = $120
Fitimi = $20
Marzhi i Fitimit = $20 / $120 = 16.67%

Nëse në vend të kësaj, objektivi juaj është një marzh bruto 20%, formula e çmimit të shitjes është:

Çmimi i Shitjes = Kostoja / (1 - Marzhi i Synuar)
Çmimi i Shitjes = $100 / (1 - 20%) = $125

Zgjidhni metodën e çmimit që biznesi juaj përdor aktualisht dhe etiketoni fletën saktë. Një libër pune që e quan shtesën “marzh” mund të prodhojë nënçmim sistematik.

Gabimi i fillestarit për t’u shmangur: grumbullimi i lejeve të ndara të shpenzimeve të përgjithshme, shtesës dhe normës së punës pa ditur se cilat kosto janë tashmë të përfshira në secilën normë. Numërimi i dyfishtë mund ta bëjë një vlerësim jo konkurrues; neglizhimi i tyre mund ta bëjë një punë fituese jo-fitimprurëse.

Hapi 4: Ndërtoni përmbledhjen e vlerësimit dhe bëjeni atë të printueshme

Përmbledhja për klientin duhet të jetë e lehtë për t’u audituar pa zbuluar çdo llogaritje të brendshme biznesi që preferoni ta mbani private. Një përmbledhje e thjeshtë e brendshme mund të duket kështu:

Imazhi shembull më poshtë përdor një total fiktiv të thjeshtuar dhe një rresht takse për ilustrim. Mos kopjoni normën e tij të taksës 8%. Trajtimi i taksës së shitjes ndërtimore mund të varet nga rregullat shtetërore dhe lokale, lloji i punës, nëse materialet ose shërbimet janë të tatueshme, dhe si strukturohet transaksioni. Konfirmo rregullin me autoritetin relevant të taksës shtetërore ose lokale ose profesionistin tuaj të taksave.

Vendosni zonën e printimit

Zgjidhni vetëm vlerësimin për klientin dhe përdorni Page Layout → Print Area → Set Print Area. Udhëzuesi zyrtar i Zonës së Printimit të Microsoft shpjegon se Excel-i ruan zonën e printimit të përcaktuar me librin e punës dhe printon vetëm atë gamë përveç nëse e mbishkruani atë.

Zgjidhni orientimin e faqes dhe shkallëzimin

Hapni Page Layout → Page Setup. Microsoft dokumenton kontrollet për orientimin portret ose peizazh, madhësinë e letrës, marzhet dhe shkallëzimin. Për një vlerësim të gjerë, një pikënisje e dobishme është Peizazh dhe Përshtat në 1 faqe gjerësi duke lejuar aq faqe lartësi sa të nevojshme.

Ajo pjesë e fundit ka rëndësi. Detyrimi i një vlerësimi me 60 rreshta në një faqe fizike një të vetme mund të zvogëlojë tekstin derisa “shablloni i printueshëm” të jetë teknikisht një faqe por praktikisht e palexueshme. Dokumentacioni i Cilësimit të Faqes të Microsoft shpjegon se mund të përshtatni një fletë pune në një numër të caktuar faqesh gjerësi dhe lartësi.

Përdorni Paraprakën e Printimit para se të dërgoni

Hapni File → Print dhe inspektoni paraprakën. Microsoft rekomandon paraprakën e një flete pune para printimit që të mund të korrigjoni orientimin, marzhet, shkallëzimin dhe ndarjet e faqeve. Shikoni udhëzuesin e printimit të fletës së punës të tij.

Kërkoni për:

• kolona të prera në skajin e djathtë;
• tekst të vogël të shkaktuar nga shkallëzim i tepruar;
• një total i ndarë nga rreshtat që përmbledh;
• faqe bosh të shkaktuara nga një zonë e pasaktë printimi;
• shënime ose përjashtime që mungojnë nga gama e printuar;
• koka që nuk përsëriten kur një vlerësim i gjatë shtrihet në shumë faqe.

Ruani një kopje PDF për klientin

Mbani librin e punës Excel si skedarin tuaj të vlerësimit të editueshëm dhe dërgoni një PDF kur dëshironi që vlerësimi të ruajë planin e faqes të synuar. Udhëzimet zyrtare të Office PDF të Microsoft dokumentojnë ruajtjen e daljes së Excel-it si PDF për ndarje dhe printim.

Përdorni një emër skedari të përshtatshëm për rishikimet të tillë si:

EST-2026-014_Smith-Kitchen_Rev1.pdf

Nëse gama ose çmimi ndryshon, lëshoni një rishikim të numëruar qartë në vend që të zëvendësoni heshtazi skedarin e vjetër.

Struktura e librit të punës gati për kopjim

Një fillestar nuk ka nevojë për dymbëdhjetë fletë pune. Katër janë të mjaftueshme për shumë punë të vogla:

Nëse projektet tuaja janë shumë të vogla, mund të kombinoni të katër seksionet në një fletë pune. Nëse puna juaj rregullisht ka nevojë për shumë alternativa, grupe, faza, ekipa, krahasime furnitorësh, urdhra ndryshimi, ose baza të dhënash historike të kostove, një sistem i dedikuar vlerësimi mund të jetë më i lehtë për t’u mirëmbajtur sesa zgjerimi i vazhdueshëm i modelit Excel.

Gabimet e zakonshme që bëjnë që një vlerësim me pamje profesionale të jetë i pabesueshëm

1. Përdorimi i një shume të vetme pa detaje të gamës së punës

Një çmim pa përshkrim të mjaftueshëm lë hapësirë për pritshmëri konfliktuale. Ndaloni punën në seksione logjike dhe shkruani përjashtimet.

2. Ngatërrimi i çmimit të shitjes me koston

Një faturë furnitori, pagë punonjësi, ose ofertë nënkontraktori nuk është domosdoshmërisht çmimi përfundimtar i shitjes. Sigurohuni që libri i punës të përfshijë metodën e rimarrjes së kostos dhe fitimit që biznesi juaj synon të përdorë.

3. Harrimi i kostove të vogla specifike të punës

Dërgesat, shtrimi i plehrave, konsumuesit, mbrojtja e përkohshme, pajisjet, tarifat e lejeve, udhëtimet dhe pastrimi mund të jenë individualisht modestë por të rëndësishëm në total.

4. Numërimi i dyfishtë i shpenzimeve të përgjithshme

Nëse një normë pune ose pajisjesh tashmë përmban disa kosto të shpenzimeve të përgjithshme, kuptoni këtë para se të aplikoni një faktor tjetër të përgjithshëm shpenzimesh.

5. Trajtimi i rezervave si fitim i garantuar

Rezervat adresojnë pasigurinë në vlerësim. Ato duhet të kenë një bazë dhe nuk duhet të ngatërrohen me llogaritjen tuaj normale të fitimit.

6. Kopjimi i normës së taksës së dikujt tjetër

Trajtimi i taksës ndryshon sipas juridiksionit dhe llojit të projektit. Mbajeni normën si një qelizë hyrëse dhe verifikoni rregullin e aplikueshëm para se të lëshoni vlerësimin.

7. Printimi para kontrollit të faqëzimit

Excel-i mund të shkallëzojë një fletë të gjerë aq agresivisht sa klientët nuk mund ta lexojnë. Përdorni Paraprakën e Printimit dhe jepni përparësi lexueshmërisë mbi detyrimin e gjithçkaje në një faqe.

Lista e kontrollit përfundimtare për fillestarët para se të dërgoni vlerësimin

• A identifikon vlerësimi kontraktorin, klientin, vendin e punës, datën dhe rishikimin?
• A është gama e punës mjaft specifike që një person tjetër të mund të thotë se çfarë përfshihet dhe përjashtohet?
• A përputhen sasitë e materialeve me matjet ose vizatimet më të fundit?
• A janë çmimet e furnitorëve dhe nënkontraktorëve mjaft aktuale për periudhën e vlefshmërisë së vlerësimit?
• A ka çdo detyre pune një supozim të mbrojtshëm orësh dhe norme?
• A janë marrë parasysh pajisjet, dërgesat, shtrimi i plehrave, lejet dhe kostot e tjera direkte?
• A dini cilat kosto janë tashmë të përfshira në normat e punës ose shtesa të tjera?
• A janë rezervat të lidhura me pasiguri të identifikueshme në vend që të përdoren si një mbushje e fshehur?
• A përdor formula shtesën nëse nënkuptoni shtesë, dhe marzhin nëse nënkuptoni marzh?
• A është kontrolluar ndonjë trajtim tatimor i aplikueshëm për juridiksionin e projektit?
• A tregon Parapraka e Printimit tekst të lexueshëm, totalë të plotë dhe të gjitha shënimet e gamës?
• A ruajtët librin e punës të editueshëm dhe një PDF klienti të emërtuar qartë veçmas?

Një vlerësim ndërtimor i dobishëm nuk është ai me më shumë formula. Është ai që mund ta shpjegoni. Një shabllon Excel i përshtatshëm për fillestarët duhet t’ju lejojë të tregoni nga çmimi përfundimtar mbrapsht te gama, sasitë, normat, supozimet dhe metoda e çmimit pa rindërtuar llogaritjen në kokën tuaj. Filloni me atë strukturë transparente, printojeni atë pastër, dhe shtoni kompleksitet vetëm kur punët tuaja e kërkojnë vërtet atë.